Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe

Podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą, powinien również prowadzić księgi rachunkowe. Bezwzględnie księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w szczególności dotyczy to:

• wskazania roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych,
• ustalania wyniku finansowego wraz z metodą wyceny aktywów i pasywów,
• metod prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W dobie wprowadzenie przepisów o RODO bardzo istotne będzie wprowadzenie procedur dotyczących ochrony danych np. dowodów księgowych i nie tylko. 

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą zazwyczaj prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe w swojej siedzibie. Jednakże bywa często też tak, iż zleca prowadzenie ksiąg rachunkowych na zewnątrz - biuro rachunkowe. W momencie, gdy jest to zlecane na zewnątrz, to trzeba:

• powiadomić Urząd Skarbowy o aktualnym miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni,
• zapewnić dostęp do ksiąg rachunkowych dla podmiotów, które mają możliwość je kontrolować.

Wykaz ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe składają się z:

• księgi głównej,
• dziennika,
• ksiąg pomocniczych,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.

Aktualnie zbiory księgowe w większości prowadzone są w formie elektronicznych dokumentów w odpowiednich programach. 

Księgi rachunkowe winny zawierać:

• trwałe oznaczenie nazwą jednostki,
• trwałe oznaczenie rodzaju księgi,
• trwałe oznaczenie nazwy programu przetwarzania,
• wyraźne oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego, daty sporządzenia.

Ponadto księgi rachunkowe muszą być przechowywane w miejscu, gdzie są chronione przed zniszczeniem. Niedopełnienie tego obowiązku może spowodować sankcje karno-skarbowe. Prowadzenie ksiąg rachunkowych musi być robione w sposób ciągły. Wszelkie wydruki komputerowe dotyczące rachunkowości winny być numerowane oraz sumowane w każdym roku obrotowym. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec danego roku obrotowego. Równoważnym jest przenoszenie ksiąg rachunkowych na elektroniczny nośnik danych, który spełnia wymogi magazynu na wskazany okres archiwizacji dokumentacji. 

Dziennik

Dziennik jest chronologicznym zbiorem zdarzeń w obrębie danego okresu sprawozdawczego. Sposób prowadzenia dziennika nie powinien w żaden sposób ograniczać jego funkcjonalności. Powinien on umożliwiać ustalenie wysokości obrotów oraz sald kont księgi głównej. Wszelki zapisy w dzienniku muszą być numerowane oraz prowadzone w sposób ciągły. Umiejętne prowadzenie dokumentacji pozwoli na bezpośrednie jej powiązanie z dowodami księgowymi.

Jeśli dziennik jest prowadzony z użyciem komputera, to każdy zapis musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji. Dokument również powinien wskazywać osobę, która jest odpowiedzialna za wprowadzenie treści.

Konta księgi głównej

To rozwiązanie posiada zapisane wszelkie zdarzenia w sposób systematyczny. Na kontach księgi głównej rejestruje się równocześnie zdarzenia tak samo, jak w dzienniku. Dzięki temu ma się większą pewność zapisanych danych. Dotyczy to tzw. zasady podwójnego zapisu, która ma za zadanie wspomóc działania przedsiębiorców. Wszelkie zdarzenia tak, jak w przypadku dziennika muszą być zapisywane w sposób chronologiczny.

Konta ksiąg pomocniczych

Konta ksiąg pomocniczych są uszczegółowieniem części spraw, które zostały poruszone w kontach ksiąg głównych. Są to wyodrębnione zbiory ksiąg uzgodnione z saldami i zapisami na kontach ksiąg głównych. W szczególności są one prowadzone dla:

• rozrachunków z kontrahentami,
• rozrachunków z pracownikami,
• operacji zakupu oraz sprzedaży,
• istotnych dla jednostki składników aktywów oraz kosztów,
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy,
• środków trwałych.

Zestawienie obrotów i sald

Bacząc na zapisy w kontach księgi głównej, na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald, które musi zawierać:

• nazwy kont lub symbole,
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
• salda poszczególnych kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

Takie zestawienie obrotów powinno być zgodne z zapisami, które znajdują się w dzienniku. Najpóźniej na dzień zamknięcia trzeba sporządzić zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.

Inwentarz

Wykaz składników aktywów oraz pasywów są zmuszone sporządzić podmioty, które jak dotąd nie prowadziły ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Do ksiąg rachunkowych należy wpisywać wszelkie wydarzenia, które należą do danego okresu sprawozdawczego. Podstawą rejestracji zdarzeń w księgach rachunkowych są dowody rachunkowe:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginalne kontrahentom,
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Wyjątkowo mogą być używane dowody księgowe zastępcze, które są sporządzane przez osoby, których dana transakcja dotyczy. Wyjątkiem są sytuacje, gdy mamy do czynienia z podatkiem VAT lub skupem metali ciężkich niezależnych od ludzkości. 

Zapis księgowy powinien zawierać:

• data dokonania czynności gospodarczej,
• rodzaje oraz numer identyfikacyjny dowodu księgowego,
• kod opisu czynności gospodarczej,
• wyraźne oznaczenie kont,
• kwota i data zapisu.

Czynności gospodarczych, które zaszły w formie waluty zagranicznej dokonuje się tak, aby można było ustalić ich wartość na podstawie polskiej waluty. Wszelkie zapisy na kontach księgi głównej oraz dziennika muszą być ze sobą powiązane. 

Korekty błędów w księgach

Błędy w zapisach księgowych można poprawić poprzez:

• wyraźne skreślenie błędnej treści oraz wpisanie właściwej. Istotne jest, iż błędny zapis ma pozostać czytelny, a poprawki muszą być dokonane we wszystkich księgach.
• wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu świadczącego o błędnym zapisie oraz dokonanej korekcie. Może być to robione wyłącznie przez tzw. zapisy dodatnie i zapisy ujemne.

Dowody księgowe

Elementy dowodu księgowego:

• wskazanie stron dokonujących czynności gospodarczej,
• wskazanie rodzaju dowodu księgowego wraz z numerem identyfikacyjnym,
• opisanie dokonywanej czynności gospodarczej,
• wskazanie daty dokonanej operacji oraz datę sporządzenia dowodu księgowego,
• podpis osoby uprawnionej do wydania dowodu księgowego,
• sprawdzenie oraz ujęcie dowodu księgowego w dokumentacji przed dekretację oraz podpis osoby odpowiedzialnej za nią.

Dowód księgowy w walucie zagranicznej musi zawierać przeliczenie na polską walutę stosownie do momentu jego wystawienia. 

Dowód księgowy musi w sposób kompletny i rzetelny przedstawiać informację potwierdzającą zajście czynności gospodarczej. Minimum, które powinien zawierać dowód księgowy, zostało podane powyżej, jednakże dobrze jest uzupełnić go o dodatkowe dane.