Miejsce prowadzenia oraz przechowywania ksiąg rachunkowych

Prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe można prowadzić we własnym zakresie lub powierzyć je innemu podmiotowi, takim podmiotem może być np. biuro rachunkowe. Oznacza to, iż miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych może być różne, nawet znajdować się poza granicami kraju. Jednostki, które chcą prowadzić księgi rachunkowe, muszą posiadać osoby, które spełniają wymogi zawarte w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie są skazane prawomocnym wyrokiem przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu oraz za przestępstwa określone w 9 dziale ustawy o rachunkowości.

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych musi zostać dopełnione poprzez określone formalności. Jeśli są one prowadzone poza siedzibą przedsiębiorcy lub miejsce, gdzie jest sprawowany zarząd, to tzw. kierownik jednostki musi:

• wskazać miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędowi Skarbowemu w terminie 15 dni od dnia zaistniałej sytuacji,
• dostępność do ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi musi zostać zapewniona zewnętrznym organom kontrolującym lub organom nadzoru w miejscu, gdzie są one prowadzone oraz przechowywane.

Zmiana miejsca prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych powinna mieć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji poprzez złożenie NIP-2.  O zmianie musimy poinformować stosowne organy w terminie 7 dni od zaistniałej sytuacji. Złożenie dokumentacji NIP-2 jest spełnieniem obowiązku wynikającego zarówno z ustawy o rachunkowości, jak i z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Obowiązki kierownika jednostki

Przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych nie oznacza jednoczesnego przeniesienia odpowiedzialności z kierownika jednostki na podmiot prowadzący księgi rachunkowe. Odpowiada on za staranny wybór podmiotu, któremu przekaże prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości - poprzez odpowiednie zapisy w umowie, aż po kontrolę dotrzymywania warunków umowy. Wymaga to od kierownika jednostki wprowadzenia stosownych mechanizmów, które pozwalają na kontrolę podmiotu, który prowadzi księgi rachunkowe.

Systemy fiskalno-księgowe

Ustawodawca wyraził pozwolenie na to, aby księgi rachunkowe były prowadzone w formie elektronicznej. Jednakże oprogramowanie musi spełniać określone warunki, które przewidziane są dla dokumentacji księgowej. Przede wszystkim muszą one pozwalać na wydrukowane dokumentacji lub przeniesienie jej na inny nośnik danych. Prowadzenie dokumentacji rachunkowej miejsce prowadzenia oraz przechowywania nie musi być tożsame. Uważa się, iż serwery, na których znajdują się księgi rachunkowe, mogą znajdować się poza miejscem ich prowadzenia. Jednakże Komitet Standardów Rachunkowości wskazał, iż trzeba spełnić pewne wymogi:

• jednostka musi sprawować faktyczną kontrolę nad dokumentacją,
• jednostka musi zapewnić, iż księgi rachunkowe, które są na serwerach, są identyczne z tymi, które sporządziła,
• jednostka musi dochować standardów prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami,
• zapisy w księgach rachunkowych oraz dowodach księgowych muszą być tożsame,
• jednostka musi zapewnić dostęp do ksiąg rachunkowych w każdej chwili dla organów kontrolnych oraz nadzorujących,
• jednostka musi posiadać wydruk ksiąg rachunkowych za zamknięty okres lub mieć zabezpieczone te dane na oddzielnych nośnikach danych oraz przeprowadzać stosowną archiwizację dokumentacji księgowej.